Para Terry G.R. un Manual es "Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
En otras palabras, un manual de capacitación es un soporte teórico para que permite transmitir el conocimiento sobre el desempeño de una actividad o tarea específica.
Manual de capacitación para los trabajadores generales en el área de embarques
Objetivo general
Los
trabajadores generales del área de embarques ejecutaran con mayor eficiencia
las tareas asignadas, asimismo serán orientados
con la información necesaria para el desempeño de sus actividades.
Introducción
El
presente manual busca orientar a los trabajadores sobre la importancia de las
tareas que desempeñaran día a día. Es importante que los trabajadores conozcan
la manera correcta en que se deben realizar sus diversas enmiendas;
primeramente porque seguir los procedimientos al pie de la letra disminuye el
riesgo de accidentes en el factor humano asimismo, se reducen los errores
habituales que se suscitan en el área, por ejemplo, si el trabajador no conoce
el funcionamiento de un patín de carga, puede ocasionar un accidente: un golpe
a la maquinaria o a los mismos compañeros o dañar la mercancía que
transportaba.
En
el manual se abordarán diversos puntos que permitirán el desarrollo de la
capacitación tal como la presentación del instructor y los interesados para
crear un ambiente de confianza de tal manera que se puedan externar dudas y
comentaros.
Se
incluyen debates sobre casos eficientes y deficientes para retomar los puntos
importantes que condujeron al éxito o al fracaso de la actividad.
Se
hace mención sobre las características que debe tener el lugar donde se impartirá
la capacitación, asimismo, los materiales que se requieren para poder
impartirla, cabe resaltar que los participantes también deben cubrir ciertos
requisitos para el curso.
Requerimientos para la capacitación
El lugar donde se
imparta el curso de capacitación debe contar con ciertas características a fin
de poder agilizar las actividades y/o las demostraciones tales como:
Instalaciones
v Aula
para albergar de 8 a 12 personas
Espacio
extra para formar equipos de trabajo
v Ventilación
v Iluminación
v Tomacorriente
Mobiliario
v Mesas
y sillas para 12 personas
Ø Colocadas
en forma de “U”
v Mesa
y silla para el instructor
v Rotafolios
Equipo
v Proyector
v Laptop
v Bocinas
v Extensión
Requerimientos de los participantes
Los participantes del
curso de capacitación deben de cumplir con lo siguiente:
ü Asistir puntualmente
ü Portar el uniforme de la empresa limpio
ü Traer libreta y bolígrafo
Guía de instrucción
Actividad 1: Bienvenida y presentación
El
expositor se presentará ante el público, posteriormente lo hará cada uno de los
interesados mencionando su nombre, edad, empleos anteriores, y hobbies.
Cada
empleado al finalizar su presentación debe mencionar al menos 2 aspectos del
expositor anterior de manera acumulativa. Por ejemplo, el instructor comienza, luego
el primer empleado se presenta y menciona dos aspectos del instructor, después
el segundo participante se presenta y menciona dos aspectos del instructor y
dos de su compañero y así sucesivamente hasta que se hayan presentado todos.
Actividad 2: Objetivos y agenda de
trabajo
El
instructor platicará de manera amena la finalidad de la capacitación.
Durante
esta etapa preguntara, por ejemplo, si alguien sabe la finalidad de la
capacitación.
Después comentara
acerca de las actividades que se realizaran durante la el desarrollo de la
capacitación.
Actividad 3: Inducción
El instructor
comentará acerca de la inducción que se les ofreció cuando ingresaron laborar.
Aquí se plantea un
debate sobre si la información que recibieron fue clara, se comentan los puntos
a favor y en contra del plan de inducción. Se proponen mejoras de común acuerdo
para ser tomadas en cuenta en sesiones próximas.
Actividad 4: Experiencia en la empresa
Se trata de saber qué
tan indispensable creen los empleados que es la capacitación.
Los empleados darán
su punto de vista de forma de trabajo en la empresa, comentaran
experiencias positivas y negativas que se hallan tenido en cuanto a la
capacitación del personal y sí mismos.
Actividad 5: Demostración de la
operación de embarques
Se
realizara una lluvia de ideas de los aspectos que se deben de cubrir en una
operación de embarques.
Descripción de la operación de embarques
El preparado de pedidos inicia en cuanto se tienen los
productos terminados que el cliente solicito, es decir, conforme salen los
producto terminados de la línea de producción, son almacenados en la zona de
almacén de producto terminados mientras sale el resto de los pedidos.
Una vez que se tiene el 50% del pedido del cliente, se
procede al empaque de los productos que se tiene disponibles, es decir, son
retirados con una copia del pedido del cliente del almacén y son dirigidos al
área de picking en donde se acomodan según las dimensiones y número de piezas
que contendrá cada paquete, los paquetes suelen ser armados de 6 a 15 piezas,
dependiendo del grosor de los productos; posteriormente se realiza el emplayado
de los paquetes asimismo la colocación de flejes y grapas para la sujeción.
Es indispensable que se coloquen las etiquetas que identifiquen
el número de embarque, el cliente, su destino, el núm. de piezas, la fecha de
producción y la fecha de entrega.
En toda la operación el supervisor se encarga de guiar y
verificar o cotejar la lista del cliente, a fin de identificar la falta de productos.
Luego de que se ha terminado el proceso de picking, se
procede a realizar la operación de embarque.
Esta comienza cuando el vehículo se ha colocado en la
posición asignada; luego es revisada por el supervisor en turno para deslindar
responsabilidades por posibles daños que tenga el vehículo (es subcontratado).
Una vez que se revisó la unidad, se procede a traer los
paquetes con ayuda de patines hidráulicos y el montacargas.
El supervisor en conjunto con un hombre a bordo de la
caja realiza una visualización para acomodar los paquetes.
El supervisor da el último vistazo a la documentación del
pedido y así cotejar que los paquetes que son colocados en la unidad son los
correspondientes al pedido.
Por último, se realizan las maniobras para subir el resto
de la mercancía y se entrega la documentación correspondiente al operador y se
solicita su firma de recibido considerando lo
siguiente:
El
transporte para largas distancias exige un equipo fuerte y bien diseñado para
soportar las condiciones ambientales de trayecto y proteger los productos.
Entre las características convenientes de los remolques de caja seca es una
longitud de hasta 14.6 m (48 pies). La mayoría de los transportistas comprueban
el estado de su equipo de transporte antes de ofrecerlo para efectuar la carga.
El estado del equipo es esencial para mantener la calidad de los productos. Por
consiguiente el responsable de esta tarea deberá comprobar también el equipo
para cerciorarse de su buen estado y funcionamiento.
Esta
área debe estar limpia y ordenada y es indispensable que todo el equipo se
someta a un programa de limpieza rutinaria. Se recomiendan equipos eléctricos
para evitar la liberación de gases tóxicos, causado por los motores de
combustión, así como evitar el sobre engrasado de los montacargas, pues este
exceso de lubricante puede contaminar el producto.
Cuando
el producto está listo para embarcarse deberá tener invariablemente su etiqueta
de identificación, la cual servirá para el registro en el programa de rastreo.
Además,
la caja del vehículo antes de cargar deberá estar limpia.
Actividad 6: Simulación
Se
procederá a simular la operación de embarques conforme a las ideas que
aportaron los interesados.
Actividad 7: Comparación
Se
compara la actividad conforme a lo descrito en el manual de procedimientos y se
hará un análisis sobre los aspectos que fallaron o no se tomaron en cuenta.
Actividad 8: Dudas y comentarios
Se
plantearan sugerencias para mejorar los puntos que presenta deficiencia.
Actividad 9: Evaluación y cierre
Comentarios
finales sobre el curso, aclaración de dudas y resolución del cuestionario.
Cuestionario
- ¿Cuál es el objetivo de la capacitación?
- Mencione la Misión de la empresa
- ¿Qué elementos debe de contener la etiqueta de identificación de los pedidos?
- ¿Cuáles son los equipos de manipulación en el área de embarques?
- Mencione el proceso de embarque para un pedido de marcos para ventana de 90*60 cm que consta de 20 paquetes con 8 piezas cada uno.
- ¿Quién es el responsable de entregar la documentación de cliente al operador del vehículo?
- Mencione en que cosiste la preparación de perdidos para perfiles de 4m.
- ¿Qué documento se requiere para iniciar el embarque de cualquier pedido?
- Mencione el procedimiento en caso de anomalías de:
- Mercancías:
- Equipo:
- Personal:
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